Nuomos sutarčių valdymas, kuriame datos nebepamirštamos

Nuomos sutarčių valdymas Rivio reiškia vieną aiškią kortelę kiekvienam nuomos santykiui: nuoma, depozitas, mokėjimo diena mėnesį, pradžios ir pabaigos datos bei susietas nuomininkas. Sąlygas įrašote kurdami sutartį, aktyvuojate ją kartu su pradiniais skaitiklių rodmenimis — ir nuo to momento sistema žino, kada ir kiek išrašyti. Jokių išsibarsčiusių Word failų ar pamirštų terminų.

Sutarties sąlygos — vienoje vietoje

Kiekviena sutartis Rivio laiko konkrečias, struktūruotas sąlygas, o ne laisvą tekstą:

• Mėnesinė nuoma ir depozitas — atskiri laukai su tikslia suma, o ne pastaba kažkurioje eilutėje.
• Mokėjimo diena mėnesį (nuo 1 iki 31) — pagal ją sistema žino, kada laukti mokėjimo.
• Pradžios ir pabaigos datos — sutartis pririšta prie buto ir nuomininko, pabaigos data gali likti nenurodyta neterminuotoms sutartims.
• Pastovios sąnaudos — papildomi fiksuoti mokesčiai (pvz., internetas, automobilio vieta), kurie kartojasi kas mėnesį.

Kadangi sąlygos yra duomenys, o ne tekstas dokumente, jas galima naudoti automatiškai: skaičiuoti sąskaitą ir žinoti mokėjimo dieną. Praktiškai tai reiškia, kad nuomą ir depozitą įvedate vieną kartą, o ne perrašinėjate kas mėnesį į naują lentelę — ir niekada nesusipainiojate, kuris failas yra naujausias.

Tas pats principas galioja ir tada, kai butų daugėja. Vietoj atskiro dokumento kiekvienam nuomininkui turite vieną sąrašą, kuriame iš karto matosi, kuri sutartis aktyvi, kokia jos nuoma ir kada mokėjimo diena. Suvedimas užtrunka kelias minutes, o nauda kartojasi kiekvieną mėnesį.

Aktyvavimas su pradiniais rodmenimis

Naujai sukurta sutartis pradžioje yra juodraštis. Ji pradeda veikti tik tada, kai ją aktyvuojate — ir būtent aktyvavimo metu užfiksuojami pradiniai skaitiklių rodmenys. Tai atskaitos taškas, nuo kurio skaičiuojamas pirmojo laikotarpio suvartojimas, todėl pirmoji komunalinių sąskaita remiasi tikrais skaičiais, o ne spėjimu.

Aktyvavimas turi apsaugas, kad nepraleistumėte tylios klaidos: sutarties pradžia negali būti ateityje, mėnesinė nuoma turi būti didesnė už nulį, o butas turi turėti bent vieną skaitliuką (arba turite sąmoningai pažymėti, kad pradinius rodmenis praleidžiate). Jei sąlyga neįvykdyta, sistema aiškiai pasako kodėl, o ne apsimeta, kad viskas pavyko.

Nuomos sutarčių valdymas: datos, kurios nebepamirštamos

Pamiršta sutarties pabaiga ar mokėjimo terminas — viena dažniausių rankinio valdymo klaidų, kaip aprašyta straipsnyje kelių butų nuoma Excel'yje. Rivio sutartis turi būsenas (juodraštis, aktyvi, nutraukta, pasibaigusi), todėl sistema visada žino, kuri sutartis dar galioja, kuri jau uždaryta ir kada kuri prasidėjo. Mokėjimo diena ir pradžios bei pabaigos datos nebėra eilutė, kurią reikia atsiminti — jos yra dalis duomenų, kuriais sistema vadovaujasi pati.

Kai sutarties sąlygas pakeičiate, ją nutraukiate ar užbaigiate, nuomininkas apie tai informuojamas el. paštu automatiškai — nereikia atskirai rašyti laiško. Tai svarbu ne tik patogumui: turint rašytinį pranešimą apie pasikeitusią nuomą ar įvykusį pokytį, abi pusės turi tą patį supratimą apie sąlygas, o tai mažina nesusipratimų tikimybę.

Sutarties būsena taip pat saugo nuo dvigubų ar prieštaringų veiksmų. Negalite aktyvuoti jau nutrauktos sutarties, du kartus uždaryti tos pačios ar netyčia perkelti jos į neleidžiamą būseną — logika tiesiog neleidžia tokių perėjimų. Dėl to nuomos sutarčių valdymas lieka tvarkingas net tada, kai vienu metu prižiūrite kelis butus su skirtingais terminais.

Nuomininkas ir santykio istorija

Kiekviena sutartis susieta su konkrečiu nuomininku. Nuomininko duomenis — vardą, kontaktus, pastabas — laikote vienoje vietoje ir nekartojate jų kiekvienoje naujoje sutartyje. Iš nuomininko kortelės matote, kiek sutarčių su juo turite ir kurios šiuo metu aktyvios.

Sutarties veiksmai (sąlygų pakeitimas, aktyvavimas, nutraukimas) registruojami veiklos žurnale, todėl pasibaigus vienai sutarčiai ir prasidėjus kitai istorija nedingsta. Tai naudinga ir kilus ginčui, ir tiesiog norint pamatyti visą santykio eigą. Toks susiejimas reiškia, kad aktyvuojant sutartį jau žinoma, kam priklauso butas ir kas gaus pranešimus el. paštu — vienas nuoseklus srautas nuo sutarties sąlygų iki nuomininko ir pirmosios sąskaitos.

Kaip tai veikia Rivio

Sutartis gyvuoja viename sraute: sukuriate juodraštį su sąlygomis (nuoma, depozitas, mokėjimo diena, datos), prie buto turite skaitliukus, tada aktyvuojate sutartį kartu su pradiniais rodmenimis. Aktyvavimo metu Rivio perduoda tuos pradinius rodmenis skaitiklių ir komunalinių moduliui, kuris jais remiasi ruošdamas mėnesines sąskaitas — nuomą plius komunalinius pagal galiojantį tarifą. Vėliau sutarties sąlygas galite atnaujinti, sutartį nutraukti anksčiau laiko arba užbaigti pasibaigus terminui; kiekvienas iš šių veiksmų pakeičia sutarties būseną ir el. paštu informuoja nuomininką. Visa tai grįsta būsenų logika, todėl negalima netyčia aktyvuoti jau nutrauktos sutarties ar du kartus uždaryti tos pačios.

Dažni klausimai

Kuo sutarties aktyvavimas su pradiniais rodmenimis naudingas?

Pradiniai rodmenys yra atskaitos taškas pirmajai komunalinių sąskaitai. Užfiksavus juos aktyvavimo momentu, pirmojo laikotarpio suvartojimas skaičiuojamas nuo realaus skaičiaus, o ne nuo spėjimo, todėl sąskaita teisinga nuo pat pradžių ir nuomininkas neturi kuo abejoti.

Ar galiu pakeisti nuomą ar mokėjimo dieną jau veikiančioje sutartyje?

Taip. Sutarties sąlygas galima atnaujinti, o nuomininkas apie pakeitimą informuojamas el. paštu. Tai leidžia tvarkingai įforminti kainos peržiūrą ar mokėjimo dienos pakeitimą, nekuriant naujos sutarties nuo nulio.

Kas atsitinka, kai sutartis baigiasi arba ją nutraukiu anksčiau?

Sutarties būsena pasikeičia į pasibaigusią arba nutrauktą, ji nebepradeda naujo nuomos santykio, o nuomininkas gauna pranešimą el. paštu. Duomenys ir veiklos istorija išlieka, todėl visada matote, kada ir kokiomis sąlygomis santykis vyko.

Pasiruošę susitvarkyti sutartis? Susikurkite paskyrą nemokamai — 30 dienų nemokamas bandymas — be banko kortelės.