Automatinis sąskaitų išrašymas nuomininkams

Automatinis sąskaitų išrašymas nuomininkams Rivio reiškia, kad iš vieno laikotarpio skaitiklių rodmenų sistema pati suformuoja sąskaitą: nuomos eilutę pagal sutartį ir atskiras komunalinių eilutes pagal kiekvieno skaitiklio sunaudojimą bei tarifą. Sąskaita išrašoma per integraciją su kontus.lt buhalterija — ten ji gauna oficialų numerį pagal nuomotojo seriją, apmokėjimo terminą ir PDF dokumentą. Nuomotojas mato sąskaitą ir jos būseną Rivio sąraše, o nuomininkas — savo portale.

Kodėl automatinis sąskaitų išrašymas nuomininkams svarbu

Rankinis sąskaitų rašymas atrodo nesunkus, kol nuomojate vieną butą. Bet kai butų yra keli, kiekvieną mėnesį kartojasi tie patys žingsniai: surinkti rodmenis, atimti praėjusio mėnesio reikšmes, padauginti iš tarifų, sudėti su nuoma, parašyti sumą nuomininkui, palaukti pavedimo ir galiausiai viską suvesti į apskaitą. Kiekvienas žingsnis — galimybė suklysti: praleista eilutė, senas tarifas, ne tas butas. Automatinis sąskaitų išrašymas nuomininkams pašalina šį rankinį darbą — sistema dauginimą ir sudėjimą atlieka pati, o jūs tik patvirtinate rezultatą.

Skirtumas nuo paprastos Excel lentelės yra ne tik greitis. Rivio užfiksuoja, koks tarifas galiojo laikotarpiu, todėl istorinės sąskaitos nepasikeičia, kai tarifas vėliau pakyla. Lentelėje senas tarifas dažnai „nuteka" su nauja formule, ir praėjusio mėnesio sąskaita tampa neteisinga.

Kas įeina į sąskaitą automatiškai

Kai nuomininkas pateikia laikotarpio rodmenis, Rivio iš jų suformuoja sąskaitą iš dviejų dalių:

• Nuomos mokestis — paimamas iš nuomos sutarties (jei sutartyje nurodyta nuoma didesnė už nulį, eilutė pridedama automatiškai).
• Komunalinės eilutės — po vieną kiekvienam skaitikliui. Suma remiasi laikotarpio sunaudojimu ir to skaitiklio tarifu, o kiekviena eilutė turi savo pavadinimą, kad nuomininkas matytų, už ką moka.

Niekur nereikia rankiniu būdu vesti kiekių ar dauginti iš tarifų — tai vieta, kur Excel formulės dažniausiai ir lūžta. Plačiau apie tai, kaip sunaudojimas paskirstomas tarp butų, rasite komunalinių paskirstymo funkcijoje.

Numeracija, terminai ir būsenos

Kiekvienas nuomotojas turi savo nuoseklią sąskaitų numeraciją. Numerį pagal nuomotojo seriją priskiria kontus.lt buhalterija, į kurią sąskaita išrašoma — todėl numeracija yra oficiali ir nuosekli, o ne sugalvota lentelėje.

Sąskaita turi apmokėjimo terminą, todėl iškart matote, kada ji turėtų būti sumokėta, ir nereikia atskirai vesti termino lentelėje. PDF dokumente matomas tas pats numeris, data ir suma, todėl tai, ką nuomininkas mato portale, sutampa su tuo, kas yra buhalterijoje.

Sąskaitos būseną matote viename sąraše:

• Išrašyta — sąskaita pateikta nuomininkui, laukiama apmokėjimo.
• Dalinai apmokėta — gauta dalis sumos.
• Apmokėta — sąskaita sumokėta visa.
• Pradelsta — praėjo apmokėjimo terminas, o mokėjimo nėra (būsena išvedama iš termino).
• Atšaukta — sąskaita anuliuota.

Kaip tai veikia Rivio

Visa grandinė remiasi viena sąskaitų išrašymo logika, integruota su kontus.lt buhalterija:

1. Nuomininkas pateikia laikotarpio rodmenis, ir iš jų bei sutarties sąlygų Rivio suformuoja nuomos ir komunalinių eilutes.
2. Sąskaita išrašoma per kontus.lt: ten ji gauna oficialų numerį pagal nuomotojo seriją, datą ir PDF dokumentą, o Rivio pusėje lieka tikslus tos sąskaitos atvaizdas su tomis pačiomis eilutėmis ir suma. Numeracija, totalai ir būsena visada atitinka buhalteriją.
3. PDF dokumentą galima atsisiųsti tiek nuomotojui iš sąskaitos peržiūros, tiek nuomininkui iš portalo — failas paimamas tiesiai iš kontus.lt per trumpalaikę saugią nuorodą.
4. Kai nuomininkas apmoka, nuomotojas Rivio sąskaitą pažymi apmokėta; mokėjimas perduodamas į kontus.lt, o sąskaitos būsena (apmokėta ar dalinai apmokėta) sugrįžta atgal ir atsinaujina ir Rivio, ir buhalterijoje.

Integruota buhalterija yra esminis skirtumas nuo paprastų apskaitos lentelių: išrašyta sąskaita iškart yra oficialus buhalterinis dokumentas su numeriu, o ne eilutė Excel'yje, kurią paskui dar reikia kažkur suvesti. Numeris, suma ir mokėjimo būsena yra viena grandinė — nereikia perrašinėti duomenų tarp kelių skirtingų vietų.

Visa grandinė saugi nuomotojui: sąskaitų peržiūra apsaugota leidimu, kad matytumėte tik savo sąskaitas, o nuomininkų portalas pasiekiamas per pasirašytą (signed) nuorodą — galite saugiai jį pakviesti nereikalaudami, kad iš karto kurtų paskyrą.

Kam tai labiausiai tinka

Privatiems nuomotojams, valdantiems nuo 1 iki 10 butų, kuriems mėnesio pabaiga reiškia tą patį ritualą: surinkti rodmenis, sudauginti tarifus, parašyti sumą nuomininkui, laukti pavedimo ir vesti viską į apskaitą. Rivio paverčia tai keliais paspaudimais.

Ypač didelį skirtumą pajunta tie, kas anksčiau sąskaitas siuntė SMS žinute ar tiesiog pranešdavo sumą žodžiu — be dokumento, be apmokėjimo įrašo, be būsenos. Su Rivio kiekviena sąskaita turi numerį, PDF formą, apmokėjimo įrašą ir aiškią būseną, todėl mėnesio pabaigoje tiksliai žinote, kas sumokėjo ir kas vėluoja. Tai sumažina nesusipratimus su nuomininkais ir palengvina metinę nuomos pajamų apskaitą.

Jei vis dar dirbate su lentelėmis, perskaitykite kada pereiti nuo Excel prie sistemos.

Norite išbandyti? Susikurkite paskyrą nemokamai ir išrašykite pirmą automatinę sąskaitą iš rodmenų.

Dažni klausimai

Ar sąskaita yra oficialus dokumentas?

Taip. Sąskaita išrašoma per kontus.lt buhalteriją, todėl gauna oficialų numerį pagal nuomotojo seriją, datą ir PDF dokumentą. Tą patį PDF mato ir nuomotojas, ir nuomininkas savo portale — tai ne neoficiali lentelės eilutė, o tikras buhalterinis dokumentas.

Kaip apskaičiuojama komunalinių suma sąskaitoje?

Kiekvienam skaitikliui Rivio paima laikotarpio sunaudojimą ir pritaiko to skaitiklio tarifą. Kiekvienas mokestis tampa atskira eilute su skaitiklio ir tarifo pavadinimu, todėl nuomininkas mato, už ką moka.

Ar sąskaita pateks į buhalteriją?

Taip — ji ten ir išrašoma. Rivio sąskaitą sukuria tiesiai kontus.lt apskaitos sistemoje per integraciją, todėl nereikia rankiniu būdu eksportuoti ar perrašinėti duomenų: sąskaita iškart yra buhalterijoje su numeriu, data, suma ir eilutėmis, o mokėjimo būsena sinchronizuojama.

Kas atsitinka, jei nuomininkas neapmoka laiku?

Sąskaita turi apmokėjimo terminą. Praėjus terminui ir negavus mokėjimo, sąskaita rodoma kaip „Pradelsta", todėl iškart matote, su kuo reikia susisiekti.

Kaip pažymima, kad sąskaita apmokėta?

Kai nuomininkas sumoka, nuomotojas sąskaitą pažymi apmokėta Rivio sąraše. Mokėjimas perduodamas į kontus.lt, sąskaita gauna apmokėjimo būseną (apmokėta arba dalinai apmokėta), ir ši būsena atsinaujina tiek Rivio, tiek buhalterijoje.